Google+
  1. Deze website gebruikt cookies. Door deze website verder te gebruiken, gaat u akkoord met ons gebruik van cookies. Leer Meer.

Een vergadering organiseren doe je zo

Stap voor stap

  1. sonja
    Als u van een bedrijf, vereniging of sportclub deel uitmaakt zal u hoogstwaarschijnlijk op geregelde tijdstippen vergaderingen moeten organiseren. Dit lijkt een simpel gegeven doch moet er met heel wat rekening gehouden worden willen we van een geslaagde vergadering spreken. Een vergadering is een bijeenkomst om na te gaan of dat elk stuk van de ketting naar behoren functioneert. Het is een zoektocht naar wat er nog meer geperfectioneerd kan worden zodat de toekomst voor uw bedrijf of vereniging er alleen maar beter van kan worden. Het bijeenkomen van alle leden van de groep betekent niet[​IMG] dat er een reünie moet gehouden worden. Tijd is geld voor uw bedrijf en dat is hier niet anders. Het is dan ook de taak van de voorzitter van de vergadering om alles in goede banen te leiden. De organisatie van dit alles alsook het begrip voor ieders noden is niet meteen iets waarmee lichtzinnig kan worden omgesprongen. Elke goede leider weet namelijk dat je bijna een halve psycholoog moet zijn om met al deze verschillende karakters te kunnen vergaderen. Als u dacht dat vergaderen gemakkelijk is denkt u beter nog is tweemaal na. Maar niet getreurd, met deze tips zal ook jij een productieve vergadering kunnen organiseren.

    De uitnodigingen voor de vergadering versturen:
    Het spreekt voor zich dat iedereen op de hoogte moet zijn waar en wanneer de vergadering gehouden zal worden. Schrijf alle genodigden minstens twee weken op voorhand een brief waarin u naast de datum vermeld, over wat de vergadering nu precies moet gaan. In deze brief somt u alle vaste onderwerpen op en geeft aan iedereen de kans om aanvullende aandachtspunten terug te sturen. Door goed op voorhand uw uitnodigingen te versturen, maakt u meer kans dat een ruime meerderheid ook daadwerkelijk de vergadering zal gaan bijwonen. Vermeld ook duidelijk in uw brief dat hun aanwezigheid buiten bijzondere omstandigheden geapprecieerd wordt.

    Voorzieningen treffen:
    We zijn allemaal mensen en mensen worden graag gesoigneerd. Voorzie dan ook tijdig koffie, frisdrank en koekjes zodat aan ieders voorkeur kan tegemoet gekomen worden. Indien uw vergadering het middag of avonduur overschrijdt voorziet u best een maaltijd voor uw aanwezigen. Het is al moeilijk genoeg om een aantal mensen lange tijd in een zaal op te sluiten, laat staan dat we ze dan nog is gaan uithongeren ook. Iedereen zal veel productiever en constructiever tijdens de vergadering meewerken als ze in al hun noden voorzien worden. Gelieve ook de nodige sanitaire voorzieningen aan te bieden, het is niet echt bevordelijk voor iemands mentaliteit als deze niet op tijd en stond van het toilet gebruik kan maken.

    Iedereen is gelijk voor de wet!
    Geen een van ons allen is meer waard als een ander. Diploma, afkomst, ervaring of status zouden dus geen verschil ten opzichte van een ander lid van de groep mogen maken. Deze regel volgt men niet altijd zo nauw op en dat is een grote fout omdat het werken met een klassenmaatschappij de groepsgeest kan verzieken. Door sommigen boven anderen te verheffen lokt u frustratie uit en laat dit nu net het begin van alle meningsverschillen en ruzies zijn. U moet niet denken dat de ene meer aandacht of meer voordelen dan de andere verdient want dan bent u op de slechte weg. Laat iedereen ook zeggen wat ze te zeggen hebben. Als u een sfeer van gelijkheid en respect voor iedereen kunt laten geworden houdt u niet voor mogelijk welke boost dit met uw vereniging of onderneming kan doen.

    Stel een secretaris voor de vergadering aan:
    Het is van aller belang dat de vergadering wordt neergeschreven. Dit om latere discussies over wat er wel en niet gezegd is geweest te kunnen ontkrachten. Door een secretaris aan te stellen die notities neemt bent u er zeker van dat nadien ook alles opgevolgd kan worden. Laat dit in ieder geval een prioriteit zijn, anders heeft het nog weinig zin om toekomstige vergaderingen te gaan organiseren. Het getuigt ook van respect tov uw gegadigden om achteraf iedereen hiervan een verslag te laten geworden.

    Start op tijd!

    Als u de uitnodigingen op tijd verstuurd hebt heeft er niemand nog echt een reden om te laat te komen. In ieder geval moeten de mensen die wel op tijd gekomen zijn hier geen last van ondervinden. Start dus op het aangegeven uur. Laatkomers kunnen nog altijd de gemiste punten in het naverslag waarnemen. Er kunnen zich natuurlijk altijd bepaalde omstandigheden voordoen waarom iemand echt niet vroeger daar kon zijn. Geef laatkomers dan ook niet onmiddellijk de volle lading maar bespreek dit met hun achteraf. Dit geldt voor alle persoonlijke kwesties met een bepaald persoon. Niemand wordt graag voor een grote groep aangevallen. Hou daar dan ook rekening mee. Aandachtspunten binnen de vergadering zouden alleen van een algemene aard mogen zijn. Persoonlijke kwesties worden altijd onder vier ogen besproken.